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Coordenadoria de Arquivos

A Coordenadoria de Arquivos, vinculada à Diretoria de Desenvolvimento Institucional, é responsável por:

 

- Aplicar o código de classificação de documentos aos documentos;

- Efetuar organização, empréstimo e conferência dos documentos;

- Executar pesquisa, descrição e avaliação documental;

- Realizar a gestão de documentos;

- Propor, quando necessário, alterações nos códigos de classificação de documentos de arquivo;

- Receber, registrar, digitalizar, tramitar e arquivar os documentos;

- Receber e expedir malotes;

- Prestar orientação técnica aos setores no âmbito de sua competência;

- Realizar preservação e conservação dos documentos;

- Cadastrar, editar e excluir modelos de documentos no Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).

 

Contatos

E-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

Telefone: (35) 3449-6165

Horário de funcionamento:

Servidor

Período

Seg

Ter

Qua

Qui

Sex

Geisa Bonet Farias

Manhã

08:00 - 12:00

08:00 - 12:00

08:00 - 12:00

08:00 - 12:00

08:00 - 12:00

Tarde

13:00 - 17:00

13:00 - 17:00

13:00 - 17:00

13:00 - 17:00

13:00 - 17:00

Osmar Tadeu da Silva

Manhã

-

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Tarde

13:00 - 19:00

13:00 - 19:00

13:00 - 19:00

13:00 - 19:00

13:00 - 19:00

 

Dicionário

Esta Coordenadoria faz uso do dicionário abaixo:

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

 

Protocolo

Todo documento arquivístico recebido pelo IFSULDEMINAS é protocolado por meio da criação de processo no Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (2005):

"[…] considera-se documento arquivístico como a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades".

Para acompanhar o trâmite de um documento protocolado é necessário:

1. Acessar a página: https://suap.ifsuldeminas.edu.br/accounts/login/;

2. Na área “Consultas”, clicar em “Processos Eletrônicos”;

3. Inserir os dados solicitados (inserindo só o número do processo já é possível fazer uma pesquisa precisa);

4. Clicar em “Enviar”.

 

Processo

Processo é, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), um “conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento”. Atualmente no IFSULDEMINAS, tanto quanto possível, a produção dos processos se dá em meio eletrônico através do SUAP.

Para criar um processo é necessário que se insira obrigatoriamente alguns dados no SUAP, são eles:

Interessados: pessoa(s) física(s)/jurídica(s) que tenha(am) interesse no objeto de análise do processo.

Tipo de Processo: especificação do processo.

Assunto: descrição sucinta do objeto de análise do processo. Geralmente é a resposta para a pergunta “do que se trata o processo?”, ou para a pergunta ”o que se quer com o processo?”.

Nível de Acesso: os níveis de acesso são:

Público: qualquer pessoa pode visualizar e consultar as informações;

Restrito: apenas as pessoas lotadas nos setores por onde o processo esteja tramitando podem ter acesso às informações;

Privado (sigiloso): apenas o criador e o(s) interessado(s) do processo pode(em) acessar às informações. Esse nível de acesso só permite a tramitação do processo de pessoa para pessoa.

Um processo somente deve ser classificado como restrito ou privado nos casos previstos em lei, por isso para classificar um processo com algum nível de restrição é necessário indicar uma hipótese legal.

Setor de Criação: setor onde está lotada a pessoa que está criando o processo. Para algumas pessoas pode ser que apareça mais de um “setor de lotação” no SUAP, isso é por conta da permissão de compartilhamento concedida pelo chefe do outro setor. Nesse caso, deve-se selecionar o setor que tem a competência para tratar do assunto do processo. Na dúvida em escolher o setor, pensar na resposta da seguinte pergunta: “para realizar a busca por este processo, é mais provável que as pessoas pensem em filtrar qual setor?”.

 

Assinatura Eletrônica

Validador de Assinatura Eletrônica

Orientação Técnica: Digitalização de Documentos

Operadores de Pesquisa

- Instrumentos de Gestão de Documentos

 
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